Оформлення працівника — це процедура, що потребує точності, дотримання строків і повної відповідності вимогам законодавства. Як зазначають експерти порталу Кадровик-01, помилки на будь-якому етапі прийняття на роботу можуть призвести до значних штрафів, тому кадровику важливо мати чіткий алгоритм дій. Нижче наведено сім обов’язкових кроків, що допоможуть правильно організувати процес прийняття на роботу.
Перший етап оформлення працівника — підготовка документів при прийомі. Працівник подає паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків, документи про освіту та медичні довідки, якщо це передбачено законодавством. Обов’язковим також є військовий квиток або інший документ, необхідний для ведення військового обліку. Трудовий договір укладається в письмовій формі, а кадровик має перевірити правильність реквізитів і відповідність умов законодавству. Повний пакет документів забезпечує законність подальших дій роботодавця.
Наступний крок — оформлення наказу, який підтверджує факт прийому працівника. Наказ про прийом на роботу має містити дату початку роботи, посаду, умови праці та реквізити трудового договору. Важливо використовувати актуальні зразки документів і дотримуватися вимог локальних нормативних актів.
Працівника необхідно ознайомити з наказом під підпис, оскільки це підтверджує його згоду з умовами роботи. Чітке заповнення наказу про прийом допомагає уникнути ризику визнання трудових відносин неоформленими.
Кадровик має подати повідомлення про укладений трудовий договір не пізніше ніж за один день до фактичного допуску працівника до виконання обов’язків. Повідомлення подається до податкової служби за встановленою формою, і будь-яке порушення строків може стати підставою для штрафу. Важливо перевірити коректність персональних даних, щоб уникнути необхідності повторного подання. Такий контроль дозволяє мінімізувати ризики і забезпечити правильність реєстрації трудових відносин.
Перед початком роботи працівник має пройти вступний інструктаж з охорони праці та пожежної безпеки, а також інструктаж на робочому місці. Окрім цього, необхідно ознайомити його з посадовою інструкцією, правилами внутрішнього розпорядку та іншими локальними нормативними актами. Всі ці дії мають бути зафіксовані відповідними записами. Ознайомлення працівника з ЛНА допомагає уникнути непорозумінь і забезпечує дотримання вимог підприємства.
Найпоширеніші штрафи за порушення наступного виду: допуск працівника до роботи без наказу або без поданого повідомлення до податкової. Також розповсюджені випадки, коли трудовий договір підписують із запізненням або взагалі не оформлюють у письмовій формі. Недотримання вимог військового обліку, пропуск проведення інструктажів чи відсутність ознайомлення з ЛНА також створюють ризики. Щоб уникнути штрафів, кадровику необхідно працювати за чітким алгоритмом та своєчасно контролювати всі етапи прийняття на роботу. Штрафи за порушення трудового законодавства передбачені КЗпП.
Для впорядкування роботи та швидкого доступу до практичних матеріалів доцільно використовувати тематичні ресурси, що містять детальні роз’яснення та приклади документів. Актуальні статті порталу
Кадровик-01 дозволяють оперативно перевіряти вимоги і впроваджувати оновлення. Використання таких матеріалів допомагає працювати впевнено та уникати типових помилок у кадровому діловодстві.