Один удома і надовго: як працювати ефективно в епоху карантину

Ще у 2014 році 34% керівників бізнесу прогнозували, що половина їхніх працівників будуть працювати поза офісом до 2020 року, а 25% навіть називали цифру в 75% (опитування учасників Global Leadership Summit в Лондоні).

Автори дослідження State Of Remote Work, присвяченого особливостям віддаленої роботи, стверджують, що такий спосіб роботи незабаром взагалі стане нормою. Оскільки тренд стає все поширенішим, виникли навіть окремі сайти вакансій для тих, хто шукає саме віддалену роботу і на цю тему вже проводять спеціалізований самміт.

Результати досліджень переваг і недоліків роботи поза офісом досить суперечливі. Одні свідчать про вражаюче зростання продуктивності після переходу на такий формат роботи (хоча і з застереженням, що це не стосується колективних видів робіт), інші демонструють, що такий вид роботи знижує залученість і утримання персоналу.  Один із провідних дослідників віддаленого формату роботи, гарвардський професор Прітвірадж Чодурі (Prithwiraj Choudhury) стверджує, що його дослідження продемонструвало зростання продуктивності після переходу працівників на віддалений формат роботи, втім робить застереження, що в такій стресовій ситуації, як зараз, результати могли б бути дещо інакшими.

Звичайно, переваги для самих працівників очевидні: гнучкий графік, можливість проводити більше часу з сім’єю, забезпечувати допомогу літнім батькам і взагалі кращий баланс між роботою і приватним життям.  Очевидними перевагами також є економія часу та коштів на дорогу до роботи і назад. Є дані, що працівники, що працюють не в офісі, почуваються більш щасливими і кажуть про менший рівень стресу, ніж їхні колеги, які працюють в офісах.  Особливо такі фактори як гнучкість в плануванні свого часу і більша автономія є вирішальними факторами для мілленіалів — часто навіть важливішими, ніж розмір зарплати.

Утім недарма останніми роками багато компаній, включно з Yahoo, Best Buy і Bank of America або згорнули, або суттєво скоротили програми роботи з дому. IBM зменшив таку практику для маркетологів, інженерів і деяких інших категорій. Причинами такого рішення лідери компаній називали необхідність покращити командну роботу і якісь комунікації в команді.

А загалом досі можливість працювати поза офісом була приємним бонусом, додатковим «пряником», про який треба було окремо домовлятися.  Але все змінилося за останній тиждень і тепер це реальність, з якою нам доведеться жити певний час.  З усіма її особливостями, перевагами і викликами.

Виклики

Те, які виклики нинішня ситуація ставить перед керівниками, варте взагалі окремої розмови. Ті з них, хто пройде цей шлях, точно отримають більшу довіру і відданість своїх працівників.  Незалежно від специфіки бізнесу, формалізація і узгодження всіх практик комунікації, є першим кроком для організації ефективної роботи з дому. Регулярні брифінги, групові наради, розмови по скайпу один-на-один — все це треба максимально систематизувати.

Окремо потрібно узгодити гнучкі графіки, які тепер особливо важливі. Наприклад, для тих, чиї діти в час карантину перебуватимуть дома і за ними хтось матиме доглядати: отже, батьки мають тепер працювати позмінно і це треба узгодити з керівництвом.  А крім цього – мотивувати і підтримувати людей в стресовій ситуації, допомагати менеджерам середньої ланки справитися з викликами управління на відстані, уповноважувати керівників на нижчих щаблях самостійно приймати певні рішення.

Технічні вимоги

Само собою, базовими речами є забезпечити всі необхідні інструменти: належні комп’ютери, доступ до корпоративної мережі і до всіх потрібних документів, необхідні паролі та детальні інструкції по підключенню. Хтось може стикнутися із тим, що потрібно буде покращити якість домашнього інтернет зв’язку і більш потужний роутер (особливо якщо одночасно діти граються у відеоігри чи дивляться мультики). Роль ІТ команд зараз стає вирішальною, це їхній тест на професійність і їхній зоряний час.  Водночас якісь технічні питання за відсутності ІТ фахівця поруч працівникам доведеться самостійно навчитися вирішувати вдома, і для цього також потрібні інструкції і допомога ІТ команди на початку.  Так, всі ці рішення потребуватимуть певних інвестицій і часу, але, врешті, на дворі 21 сторіччя. Як би ж решту проблем віддаленої роботи можна було так легко вирішити…

 

Управління своїм часом

Навіть серед тих, хто з власного бажання працює дистанційно, багато хто визнає, що це серйозний виклик для самодисципліни. Від дітей, які вимагають уваги, до сигналу пральної машинки в момент найбільшої концентрації — все це відволікає.

«До того ж, коли ніхто не заглядає через плече, є ризик ненароком застрягти надовго в Інстаграм» — коментує автор однієї зі статей на цю тему.  Одним із викликів буде побудувати собі чіткий розклад, дотримуватися його, коли ніхто не висить над душею, а також узгодити його з керівництвом і домовитися, коли ви виходите з ним на зв’язок.

Для кращого планування, експерти рекомендують користуватися програмами для контролю витраченого часу (TimeCamp чи Toggl), що дозволяють фіксувати час, затрачений на виконання різних категорій задач.

 Неможливість вчасно зупинитися

Із іншого боку, для багатьох справжньою проблемою стає … вчасно зупинитися.  Коли працюєш з дому і ніхто не загляне в двері попрощатися наприкінці дня, можна просто втратити відчуття часу і засидітися до глибокої ночі. Експерти радять постановити собі конкретний час, коли відключаєшся від усіх електронних комунікацій і символічно «виходиш з офісу». Також можна запровадити у команді ритуал віртуального «прощання в ліфті», коли всі прощаються і бажають один одному хорошого вечора, тим самим завершуючи робочий день.

Брак спілкування

Спонтанні обіди і розмови в курилках, перекидання кількома словами під час зустрічі в коридорі, імпровізовані наради, коли швидко треба щось вирішити — всі ці речі сприймаються як само собою зрозуміле, поки ви не опиняєтеся надовго відірваними від колективу. На своїх лекціях з внутрішніх комунікацій я багато розповідаю про необхідність особистих зустрічей працівників з керівництвом — про те, наскільки це важливо для порозуміння і лояльності, наскільки це покращує ефективність роботи і зміцнює командний дух.  Про дослідження, які підтвердили важливість зорового контакту для формування довіри…

Усе це тепер стає на деякий час недоступним. Під час вимушеної роботи з дому критично важливими стають інструменти для комунікації. Додатки Slack, Gchat, Bitrix24 дозволяють в режимі реального часу обговорити нагальні питання, коли вони виникають.  Хмарні рішення дають можливість всім працювати над одним документом. За допомогою Zoom чи Skype можна проводити відео-дзвінки і побачити одне одного, що дає відчуття присутності, особистого спілкування, зміцнює відчуття командного духу.  Попит на ці інструменти зараз зріс безпрецедентно — недивно, що вартість акцій Zoom виросла майже вдвічі і програма стала найбільш часто завантаженим додатком на платформ Apple’s iOS кілька тижнів тому.

У Китаї використання програми Microsoft Teams, яка дозволяє проводити відео-чати і обмінюватися документами, зросло на 500 відсотків після 31 січня. У відповідь на винятковий попит Google в свою чергу повідомив, що зробить безкоштовним доступ до своєї програми для відео-конференцій.

Коли стаєш невидимкою

Робота з дому має багато переваг — можливість почати працювати пізніше, приєднатися до першої наради прямо в піжамі ще в ліжку тощо. Однак є і зворотній бік: вас реально не бачить ваш бос. Це означає, що якісь речі для нього менш очевидні, він може не вловлювати, скільки ви працюєте і що робите, недооцінювати реально зробленої роботи. Знадобиться відпрацювати формат звітування і обговорення результатів —регулярні статус-дзвінки, звіти. Прояснення цілей, задач, строків виконання стає особливо важливим.

Крім того, ви можете не отримати вчасно потрібну інформацію чи навіть упустити можливості, про які вчасно не почуєте. Або вам може так здаватися. Є навіть таке поняття як «синдром упущеної вигоди» (FOMO) — нав’язливий страх пропустити щось важливе, залишитися «за бортом». Із цим також часто стикаються ті, хто працює дистанційно.

Відчуття ізольованості і самотності

Поки що для багатьох українських компаній перехід на дистанційну роботу — це новий досвід і навіть цікавий експеримент. Однак спостереження за командами, що працюють віддалено довший час, свідчать про певні психологічні проблеми внаслідок ізоляції, особливо для людей без родини.

Викладач Університету Дурхам (Велика Британія) Доктор Туй ві Нгуен (Thuy-vy Nguyen), який вивчає ефект самотності, вважає, що психологічний вплив довготривалої віддаленої роботи часто ігнорується, хоча він є важливим чинником нашого психологічного самопочуття.  Деякі компанії в Америці вже почали надавати своїм працівникам психологічну допомогу, щоб справитися з цими труднощами.

Одним зі способів полегшити ситуацію є уникнення того, щоб спілкування в команді тепер обмежувалося лише робочими питаннями. Тому в багатьох компаніях є окремі месенджери для роботи і окремі — для неформальної комунікації.

О, дивний новий світ

Ми точно вийдемо з цього непростого періоду іншими і бізнес теж зазнає суттєвих трансформацій. Точно відбудеться ривок у використанні діджитал інструментів (подібний технологічний прорив відбувся в американських компаніях після терактів 11 вересня, коли вони певний час працювали поза офісами).  Ймовірно відімруть багато непотрібних практик, які продемонструють свою неефективність (як, наприклад, певні протокольні але суто формальні зустрічі). Як каже СЕО компанії GitLab, яка вже давно перейшла на віддалений формат роботи, Сід Сіджбрандіж (Sid Sijbrandij): «Далеко не кожен фізичний процес має трансформуватися у віртуальний відповідник. Наприклад, не кожна особиста зустріч в реалі має бути відтворена тепер у вигляді віртуальної».

Очевидно, що зміниться багато практик і неписаних правил. Пам’ятаю нещодавню запеклу дискусію у Facebook про те, що сьогодні багато хто вважає дзвінки без попередньої домовленості (якщо йдеться не про близьких людей і не про критичні ситуації) неприйнятними — мовляв є достатньо інших каналів комунікації, щоб не вриватися в приватний простір без попередження. Поширене правило, що дзвінки без попередження недопустимі і для всього, що не є форс-мажором, існує е-mail та інші інструменти, схоже, треба буде переглянути.

Як показує досвід компаній, які вже перейшли на віддалену роботу, те, що у офісі було б швидким «так» чи «ні» у відповідь на просте питання, може тепер перетворитися на години очікування.  І якщо в листуванні виникає плутанина, доведеться просто підняти трубку і подзвонити.

Звичайно, виникнуть нові традиції і ритуали.  Наприклад, у Патентному Офісі США, який запровадив практику «роботи звідусіль» ще в 2011 році, одна з керівниць започаткувала традицію щотижневих віртуальних ланчів для своєї команди: вона замовляла всім один вид піцци в один і той же час і це давало всім відчуття спільного походу на ланч в піццерію.

Звичайно, будуть свої пригоди, конфузи і приводи для жартів, особливо поки всі привчаться виключати звук під час конференц-дзвінків. Співробітники компаній, де практика роботи з дому існує вже давно, можуть розповісти багато веселого про коментарі, що не призначалися для всіх, але були всіма почуті, про дітей, що жадали уваги саме під час віртуальної наради, і навіть про такі пікантні подробиці, як чиєсь хропіння чи звук води, що зливається у туалеті…

Виникне багато нових віртуальних процесів.  В деяких американських компаніях вже розробили процес представлення нових працівників і введення їх в курс справи через відеоконференцію – адже ніхто не знає, як надовго затягнеться період карантину, а бізнесу потрібно рухатися далі.

Я не впевнена в тому, що, бізнес повністю перейде на віддалений формат роботи після завершення пандемії, як вважають деякі експерти. Хоча хтось точно відкриє для себе переваги такого способу роботи.

Але думаю, що після завершення карантину повернення в офіси буде бажаним і довгоочікуваним — щось на зразок першого вересня в школах після канікул. І компанії, які впораються із цим випробуванням, дійсно стануть сильнішими і продуктивнішими. Ми будемо раді побачитися і знову відчути себе командою, а такі дрібниці, як обмін жартами і спільна кава зранку, принесена кимось домашня випічка або фрукти з батьківського саду чи колективний похід на пиво здадуться особливо цінними…

Анна Гончарик, експертка з комунікацій/Громадське радіо