Заповнення грантової заявки: інструкція для початківців від програми «Креативна Європа»

Міжнародні гранти — це безповоротна інвестиція у вашу ідею, можливість впроваджувати інновації та тестувати бізнес-ідеї, розширити географію роботи та структурувати власну діяльність. Однією з таких платформ, що допоможуть вам розвинути власний проєкт у сфері культури, є Програма Європейського Союзу «Креативна Європа».

У матеріалі розповідаємо, хто може подавати грантові заявки і як це зробити, якщо ви у цьому новачок.

Цієї осені відкриваються основні гранти, тому Національне бюро радить вже зараз починати готуватись до подачі — якщо не на цей рік, так на наступний. Надалі розглянемо найважливіші моменти, на які варто звернути увагу.

Учасники

Заявку на грант можуть подавати організації, які:

1. Є юридичними особами (приватної чи державної форми власності);
2. Зареєстровані у країні-учасниці програми ЄС «Креативна Європа» (нагадуємо, Україна одна з них);
3. Організації з країн, що входять до складу ЄС;
4. Організації з країн Європейської економічної зони та країн, що асоційовані до програми «Креативна Європа».

Майже всі конкурси програми (окрім конкурсів на мобільність) мають умову про консорціумний склад команди: тобто участь кількох організацій з різних країн «Креативної Європи».

Координатор (лідер проєкту) подає заявку від себе та всіх аплікантів, відповідає за управління проєкту, надання звітів та результатів, а також виступає посередником.

Заявники (координатори проєкту) мають:

1. Бути зареєстровані як організація у своїй державі мінімум 2 роки до дати дедлайну подання грантової заявки;
2. Мають засвідчити свою активну діяльність протягом цього часу (у додатку до Аплікаційної форми Частина В: публікації, звітність щодо діяльності).

І, звісно, найголовніше — ваш проєкт має повністю підходити під вимоги call document. Це опис конкурсу, на який ви збираєтесь подаватись.

У вашому проєкті можуть бути присутні певні треті сторони для допомоги у реалізації активностей (наприклад, підрядники), якщо ви попередньо прописали на це бюджет. Однак підрядники НЕ повинні реєструватися.

Зверніть увагу:

• підрядник / бенефіціари / пов’язані треті сторони НЕ можуть виконувати завдання підрядника для інших бенефіціарів / пов’язаних третіх осіб;
• основні завдання проєкту НЕ можуть бути передані на виконання підрядників (як правило, якщо 30% або більше від загального бюджету розраховано на підрядника, це має бути чітко обґрунтовано, окрім тих випадків, коли це вказано у документах до конкурсу).

Кошторис

Грант — це покриття допустимих грантових витрат (безпосередніх грантових витрат). Мається на увазі покриття ТІЛЬКИ коштів, які були ФАКТИЧНО витрачені (а не ті, що були лише записані в бюджеті). Витрати будуть компенсовані за ставкою відшкодування та відносно розміру максимальної суми гранту, яка була визначена у грантовій угоді.

Грант буде виплачений однією чи кількома частинами:

• Авансовий платіж (якщо це передбачено грантовою угодою) — з метою надання бенефіціарам можливості розпочати реалізацію проєкту; зазвичай надається на початку проєкту.
• Проміжний платіж (якщо це передбачено грантовою угодою) — відшкодування витрат під час реалізації проєкту (протягом відповідного звітного періоду); сплачується після отримання та затвердження проміжного звіту.
• Фінальний платіж — відшкодування непогашеної частини витрат за реалізацію проєкту; розраховується як різниця загальної суми та вже здійснених платежів; сплачується після отримання та затвердження фінального звіту.

Загальний бюджет проєкту (Частина А заявки) має відображати загальні прораховані витрати та надходження для кожного заявника за категоріями бюджету.

Бюджетні витрати мають базуватися на детальній та точній оцінці прогнозованих витрат на проєкт. Вони повинні включати всі ваші витрати (включно з витратами третіх сторін). Ви можете включити лише дозволені витрати (eligible costs) (тобто витрати, які відповідають вимогам).

Для більш детального вивчення питань стосовно прийнятних витрат на проєкт, подивіться AGA документ, в якому чітко описані питання стосовно складання бюджету проєкту.

Подача заявки

Усі заявки мають бути поданими онлайн через Портал для подачі заявок (Portal Submission System). Друковані заявки більше не приймаються.

До того, як ви будете подавати заявку, вам необхідно зробити 3 речі:
● ознайомитися з основними документами обраного гранту на сайті Європейської комісії.

Перевірте, чи:
1. Ваш проєкт підходить під сферу / теми конкурсу.
2. Ваша організація / заявка відповідає умовам участі та надає інформацію про: відповідність критеріям оцінки; вимоги щодо фінансової та операційної спроможності; підстави для винятків; критерії прийнятності (дедлайн конкурсу, ліміт кількості сторінок тощо).

● отримати EU Login координатора проєкту ось тут (якщо у вас ще немає, раніше це був профіль ECAS)

● зареєструвати вашу організацію на Порталі учасника для координатора та усіх інших учасників консорціуму та отримати 9-digit PIC (ідентифікаційний номер учасника).

Після завершення реєстрації ви отримаєте 9-значний ідентифікаційний код учасника (PIC), який потрібен для координатора та партнерів, щоб заповнити Частину А у заявці. Особа, яка зареєструвала організацію, може вносити оновлення та зміни (включно з супровідними документами) у будь-який час до завершення конкурсу (після цього це може зробити тільки юридична особа, призначена представником (LEAR)).

Не обов’язково реєструватися за одну сесію. Ви можете заповнити частину інформації, зберегти її та продовжити пізніше.

Заповнення заявки

Розгляньмо, що саме треба зазначити у кожній частині грантової заявки.

Частина А охоплює адміністративну інформацію про організації, які подаються (майбутній координатор та бенефіціари), а також загальний бюджет проєкту. Заповнюється онлайн.

Частина В охоплює опис технічної частини проєкту. Заповнюється шаблон у форматі Word, зберігається та завантажуватися на Портал у форматі PDF.

Сюди входять: огляд проєкту, аналіз контексту та потреб, мета та завдання. Ці розділи повинні відповідати критеріям оцінки, які прописані у правилах конкурсу та включати опис проєкту, його контекст, цілі, завдання, а також методологію. Більшість витрат по проєкту повинна бути спрямована на активності для досягнення результатів проєкту.

Важливо: використовуйте форми, надані всередині системи подачі заявки (не документи, які доступні у шаблонах документів або на сторінці конкурсу — вони лише для ознайомлення).

Додатки та додаткові документи (якщо потрібно для конкурсу). Наприклад, резюме підрядників, деталізований бюджет, фінансові документи, реєстраційні документи, документи про призначення LEAR тощо.

На що звернути увагу:
– Заявка має складатися з обмеженої кількості сторінок (це визначено у формі подачі заявок, зазвичай це 70).
– Ви можете подати кілька заявок на участь (одна організація може бути учасником декількох заявок), однак це мають бути заявки на різні проєкти.
– Після того, як ви відправили заявку, ви отримаєте підтвердження на вашу електронну пошту (з датою та часом подачі вашої аплікаційної форми). Якщо ви не отримали такого листа, це означає, що ваша заявка НЕ була подана.

Отож, пропрацювавши ці 4 аспекти, ви можете вже приблизно орієнтуватися, чого саме вам не вистачає для успішного подання. Зосередьтесь на часі та дедлайнах — чудово, якщо ви встигаєте податися цьогоріч, але не переживайте, якщо вийде податись на наступний рік. Наразі українські організації можуть брати участь в конкурсах мінімум до 2027 року.

Наостанок, Бюро програми ЄС «Креативна Європа» в Україні підготувало кілька лайфхаків для успішного оформлення заявок.

Основні поради від Бюро:
Перегляньте попередні проєкти, які вже підтримали;
Дослідіть контекст країн-партнерів;
Зробіть SWOT-аналіз вашої ідеї;
Вивчіть передові технології та тренди;
Перегляньте критерії оцінки заявки та створіть чекліст;
Почніть готувати заявку за кілька місяців до дедлайну;
Подавайте заявку мінімум за 2 дні до дедлайну.

Чого не вистачає заявкам? (відповідно до статистики попередніх конкурсів):
Інноваційності ідей;
Недостатньо деталей;
Відсутність чітких KPI;
Слабка комунікаційна стратегія;
Відсутність чітких аудиторій у проєкту;
Невідповідність аплікаційної форми бюджету;

За що вас зненавидить експерт, що перевіряє заявку?
Google translate;
Невідповідність пріоритетам конкурсу;
Зловживання термінологією;
Посилання на загальновідомі факти;
Дискримінаційні тези;
Неповага до навколишнього середовища.

А за що полюбить?
За логіку й структуру;
За коротку влучну назву;
За стислий діловий стиль;
За відповідність заявці;
За класну ідею;
За проєктне мислення.

Якщо ви маєте додаткові питання і хочете отримати безкоштовну консультацію Національного бюро програми ЄС «Креативна Європа» в Україні щодо подачі грантових заявок — пишіть на пошту [email protected].

—————————————————
«Креативна Європа» — це програма Європейського Союзу, спрямована на підтримку культурного, креативного та аудіовізуального секторів. Метою програми є захист, розвиток та промоція європейського культурного та мовного розмаїття та спадщини, а також підвищення конкурентоспроможності та економічного потенціалу сектору культурних та креативних індустрій, зокрема аудіовізуального.

Україна стала учасницею програми «Креативна Європа» у 2016-му році. З того ж часу українські заявники можуть отримувати грантову підтримку у понад 20 різних конкурсах. Національне бюро виступає «містком» між програмою ЄС «Креативна Європа» та українськими культурними діячами, які прагнуть знайти фінансування. Бюро безкоштовно консультує заявників щодо подачі грантових заявок та допомагає знайти співучасників для консорціуму.