Коли кажемо «хочу зворотного зв’язку», люди починають думати «мені зараз влетить» — експертка про комунікації на роботі

Пандемія зробила нас чутливішими до того, як і заради чого ми спілкуємось на роботі. Консалтингова компанія McKinsey виявила, що в організаціях, де співробітники та співробітниці відчувають пов’язаність (за допомогою комунікації особливо), продуктивність праці зростає на 20-25%.

Однак дослідження комунікацій на робочому місці, проведені компанією SaneBox, показали, що 62% мейлів, які отримують працівники, не потрібні. А ще ж є зуми, наради, розмови, переговори. Про комунікацію у робочому середовищі говорили з менторкою з організаційних та особистих трансформацій, дослідницею нейролідерських практик Оксаною Семенюк.

Оксана Семенюк: Упродовж останніх 1,5 року процес обміну інформацією в організації змінився. Від змін, яких зазнав контекст, ми відштовхуємося, щоб говорити про комунікації в організації. Це й ізоляція та гібридна робота через пандемію COVID-19, і психологічні зміни. Страхи під час пандемії породили інше сприйняття реалій. Це потребує відповідних конотації та контенту. Потрібно закладати собі внутрішній діалог. Бо комунікація — це зовнішній та внутрішній діалоги. Останній можемо розвивати через спосіб мислення. Психологічний фактор, який на нас вплинув, має значення на те, яким чином комунікувати зараз.

• Люди полюбили свободу та автономію, коли ізолювалися вдома. Побачили ефективність нових ідей, у розподілі часу. З іншого боку, ми — соціальні істоти, нам потрібні інші люди.

І зараз ми зважуємо, як цей баланс внести у своє життя: скільки нам комунікації потрібно. Змішаність ще буде якийсь час, поки ми не знайдемо нові, продуктивні формати. Перехід з одного формату в інший потребує пошуку пояснень, що нині та чи інша дія, подія означають. Ми завжди в усіх змінах шукатимемо відповіді на питання: «Навіщо це мені треба? Що це означає?». Це підсвідомі процеси. Виходом з цього є озвучення своїх станів, чутливих моментів. Адже так ми можемо хоч трохи збалансувати негативну енергію, яка у нас накопичилася.

Як позбавити «зворотний зв’язок» негативного підтексту?

Оксана Семенюк: Коли ми кажемо «я хочу зворотного зв’язку», люди починають думати «мені зараз влетить». Організації відходять від вживання цього словосполучення. Натомість вдаються до якісних розмов: позитивних і негативних. Конструктивна критика також може дати багато інформації та поштовх для дій. Емоція злості дає рух, бажання щось змінити у власному сприйнятті, поведінці.

Нам треба розуміти, що у нас всіх «вмонтовано» за мільйони років роботи нашого мозку, які є базові реакції, що ми можемо змінити, а що — ні. Від цих знань залежить те, як ми комунікуємо з людьми. Найважливіше у комунікації — визначити ваші наміри, що саме хочемо сказати у тій чи іншій ситуації.

Що потрібно знати, щоб розмова вдалася?

• Коли людина усвідомлює, з яким наміром вона йде говорити, вона розуміє, які наслідки ця розмова може мати.
• Коли спілкуємося, багато сигналів посилаємо тоном нашого голосу і мовою тіла, тому з цим потрібно працювати, бо більше інформації ми вловлюємо з тону, жестів, ніж з контенту.
• Наш мозок дуже любить чіткі формулювання: зворотний зв’язок давайте фактами, даними, а не оцінними судженнями, звинуваченнями, ярликами.

Що робити з мейлами?

Оксана Семенюк: В організаціях зараз потрібно розуміти, як сприймаються мейли: чи люди їх читають, як вони звикли працювати з письмовою комунікацією. Варто маркувати листи позначками «потрібно знати» або «потрібно зробити». Корисно загострювати увагу вже на початку, давати певний сигнал, розуміння терміновості: чи читати лист зараз, чи можна це зробити через день. Письмові комунікації потребують структурованості та чіткості, як і будь-які комунікації: що я хочу, що від вас потрібно. Бажано структуровано розписати ключові моменти у важливому для вас мейлі.

Як поліпшити комфорт, тональність та достатність комунікації?

Оксана Семенюк: Варто побудувати правильну екосистему слухання. Важливішим за вміння говорити є вміння слухати. Бажано, щоб керівники та керівниці найвищого рівня мали розуміння того, що відбувається в організації. Бо вони можуть бути у своїх інформаційних бульбашках. До них може доходити лише до 20% інформації. Коли слухаєте, не варто відриватися, давати поради та коментувати одразу, а варто осмислювати, що це може означати. Потрібно також при слуханні підключати свою інтуїцію, креативність, щоб вловлювати сигнали про проблеми та можливості.

Повністю програму слухайте в аудіофайлі

Підтримуйте Громадське радіо на Patreon, а також встановлюйте наш додаток:

якщо у вас Android

якщо у вас iOS